چرا باید از سیستم های حضور و غیاب مکانیزه در مدیریت کسب و کار خود استفاده کنیم.

در وضعیت کنونی با توجه به شرایط اقتصادی، شاید برای برخی افراد استفاده از سیستم حضور و غیاب مکانیزه هزینه ای گزاف و غیر ضروری به نظر برسد اما با کمی تدبیر و تامل میتوان نتیجه ای که این سیستم ها بر داشتن مدیریت مطلوب و تاثیری که در بهینه کردن و کاهش هزینه ها دارند را به خوبی درک کرد.

محاسبه دقیق کارکرد پرسنل و ثبت ورود و خروج آنها برای کاهش خطا در محاسبه حقوق و داشتن گزارش کامل از روند چگونگی کار پرسنل میتوان مجموعه ها را در این شرایط یاری کند تا بتوانند در کمترین زمان نتیجه حقیقی را از کارکرد پرسنل خود داشته باشند.

شاید شما هم دوران تحصیل خود را به خاطر داشته باشید که روند سیستم حضور و غیاب سنتی در آن به شکلی بود که معلم در هر ساعت باید نام تک تک دانش آموزان را میخواند و هر دانش آموز با بلند شدن و اعلام حضور کردن ،حضور خود در کلاس را مشخص میکرد.با داشتن زمان کمی که معلم برای تدریس داشت عملا 15 الی 20 دقیقه از زمان مفید خود را به حضور و غیاب میپرداخت و با توجه به اهمیت حضور دانش آموزان صرف نظر از این کار هم میسر نبود.

در مورد حضور و غیاب در شرکت ها و موسسات هم همین مساله صادق است و علاوه بر این امکان هدر رفت زمان و انرژی، تقلب و ساعت زدن های بیخود همیشه نگرانی بسیاری از مدیران شرکت ها و کسب و کارها بوده است .

تمامی این مسایل و مشکلات یک راهکار ساده دارند : استفاده از سیستم های حضور و غیاب مکانیزه

   نحوه کارکرد دستگاه حضور و غیاب

سیستم های حضور و غیاب شامل یک بخش فیزیکی و یک بخش هوشمند هستند.بخش فیزیکی در واقع خود دستگاه حضور و غیاب میباشد که اطلاعات فرد مثل اثرانگشت،چهره و … در آن ذخیره میگردند و سپس با اسکن اطلاعات مربوط به تردد هر فرد و تطابق آن با اطلاعات ذخیره شده و احراز هویت شخص به راحتی  اطلاعات فرد ثبت میگردد.
بخش هوشمند سیستم حضور و غیاب در واقع نرم افزاری است که بر روی سیستم کامپیوتر نصب میگردد و پس از دریافت اطلاعات رمزنگاری شده از دستگاه گزارش کاملی از تمامی ترددهای انجام شده در بازه های زمانی منتخب ارائه میدهد.

و در اینجاست که متوجه میشوید لزوم استفاده از دستگاه حضور و غیاب نه تنها هزینه ای غیر ضروری نیست بلکه راهکاری بسیار مفید و آسان در مدیریت صحیح مجموعه شماست.

   مزایای استفاده از سیستم حضور و غیاب

در واقع شما هزینه ای که برای خرید یک دستگاه ورود و خروج در نظر می گیرد به مرور زمان جبران می شود.به این صورت که اگر طی یک ماه تمامی تاخیر های ورود و تعجیل های خروج محاسبه شود، متوجه می شوید که چه میزان مبلغ های کوچک جمع شده و در نهایت همین مبلغ های کوچک هزینه ی خود دستگاه را در می آورد.

از طرفی کارمندی که ببیند بابت چند دقیقه تاخیر و یا چند دقیقه زودتر رفتن قرار است مبلغی از او کم شود پس در ساعت ورود خروج خود دقت بیشتری می کند. در نتیجه خواهید دید که با گذشت زمان یک نظم یک پارچه را در مجموعه ی خود برقرار کرده اید.

یکی دیگر از مواردی که وجود دستگاه حضور و غیاب به یاری مدیر می آید زمانی است که کارمندان مشکلی با کارفرما پیدا کنند. شما به راحتی می توانید با سند و مدرک ریز تردد های این فرد را که از قبل بایگانی کرده اید گزارش دهید. همچنین به صورت ماهانه می توانید گزارشی از ورود خروج را پرینت گرفته و به افراد بدهید تا جای هیچ حرف و سخنی برای آن ها باقی نماند.

از دیگر فواید خرید دستگاه حضور غیاب این است که دیگر نیازی نیست انتهای هر ماه ساعت هایی که به صورت دستی در کاغذ نوشته شده برای حقوق کارمندان محاسبه کنید. این کار در نرم افزار حضور و غیاب با زدن چند کلیک انجام می شود که با این کار هم در زمان خود صرفه جویی کرده اید هم از اشتباهات احتمالی جلوگیری می کنید. در واقع شما با داشتن یک نرم افزار حضور و غیاب به راحتی ریز ترددهای هر فرد را مشخص میکنید و سپس بر اساس قوانین کاری خود در پایان هر ماه حقوق هر شخص را محاسبه می کنید که این کار علاوه بر از بین بردن اشتباهات احتمالی جای هر گونه اعتراض را  بر کارمندان غیر منظبط می بندد.

   بهترین دستگاه حضور و غیاب

پیدا کردن بهترین دستگاه حضور و غیاب به سلیقه فرد و انتظار از این سیستم بستگی دارد. مثلاً ممکن است شخصی قیمت ارزان را به عنوان یک فاکتور مهم در نظر داشته باشد، اما شخصی دیگر به کارایی و سیستم عملکردی آن توجه کند. بنابراین مشخص کردن یک معیار دقیق و ثابت برای بهترین دستگاه‌های حضور و غیاب چندان درست نیست و تنها می‌توان چند معیار را برای آنها تعریف کرد. به عنوان مثال، یک سیستم حضور و غیاب مناسب:

1.از قیمت مناسبی برخوردار است،
 2.تعداد افراد بیشتری را پوشش می‌دهد،
 3.امکان استفاده همزمان از چند سیستم اسکن اطلاعات را فراهم می‌کند،
 4.امکان گرفتن خروجی اطلاعات و آنالیز آنها را فراهم می‌کند،
 5.محیط کاربری آسان و ساده را در اختیار کاربران قرار می‌دهد.

   انواع دستگاه حضور و غیاب

تا اینجا به این نتیجه رسیدیم که دستگاه‌های حضور و غیاب تحت چه شرایطی می‌توانند به ما کمک کنند و به عنوان یک گزینه ایده‌آل به کار گرفته شود. اما اگر بخواهیم بهترین نتیجه ممکن را از یک سیستم حضور و غیاب دریافت کنیم، لازم است که با انواع مختلف آنها آشنا باشیم و نحوه عملکرد آنها را درک کنیم:

* دستگاه حضور و غیاب رمزی

 ورودی این دستگاه‌ها شامل یک صفحه کلید عددی یا حروف است که امکان ورود رمز به شکل عددی یا حروف و یا ترکیبی را فراهم می‌کند. کار با این دستگاه‌ها ساده است، اما احتمال فراموش کردن رمز ورود یا هک کردن آن توسط افراد دیگر وجود دارد.

* دستگاه حضور غیاب انگشتی

 در این دستگاه‌ها از یک سیستم ورودی اسکن اثر انگشت استفاده می‌شود. کار با این سیستم بسیار راحت است و یادگیری آن نیز آسان است. با توجه به اینکه اثر انگشت در افراد مختلف متفاوت است، سطح امنیت دستگاه اثر انگشت بسیار بالاست و امکان تقلب در نتایج آن وجود ندارد.

* دستگاه حضور و غیاب کارتی

کارت‌های بدون تماس به عنوان کلیدهای الکترونیکی در دستگاههای حضور و غیاب کارتی به کار گرفته می‌شود. این دستگاه‌ها دارای یک سیستم کارتخوان هستند که اطلاعات ذخیره شده در کارت تردد و کارت پرسنلی افراد را دریافت می‌کنند و فرآیند احراز هویت را انجام می‌دهند. امکان هک کردن یا تغییر اطلاعات این کارت‌ها و سیستم‌ها بسیار کم است، اما ممکن است کارت شناسائی کارکنان در اختیار سایر افراد قرار گیرد و در نتایج آن دخل و تصرف داشته باشد.

* دستگاه حضور و غیاب چشمی

 عملکرد این سیستم حضور و غیاب هم مانند دستگاه اثر انگشت خوان است و بر مسئله الگوی شبکیه چشم افراد پایه‌گذاری شده است. برای استفاده از این سیستم، فرد در جلوی دوربین قرار می‌گیرد و اطلاعات چشم او با اطلاعات ذخیره شده در سیستم مقایسه شده و فرآیند تأیید هویت و ثبت زمان تردد انجام می‌گیرد.

* دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره

 دستگاه های حضور و غیاب تشخیص چهره از یک الگوی خاص برای ثبت اطلاعات چهره افراد استفاده می‌کنند. این دستگاه‌ها دارای یک دوربین هستند که از چهره افراد تصویر برداری کرده و آن را به صورت الگوهای رمزنگاری شده ذخیره می‌کند.الگوهای تشخیص چهره بسیار پیشرفته و کارآمد هستند که بر اساس معیارهایی مثل اسکلت صورت،فرم چهره و … انجام میگیرند و با تغییر چهره فرد مانند تغییر رنگ مو،داشتن یا نداشتن عینک و یا داشتن آرایش در خانم ها در تشخیص چهره فرد خللی ایجاد نمیشود.

 

   نکته آخر :

اما نکته ای که باقی می ماند، در زمان خرید دستگاه حتما به نرم افزاری که همراه سیستم حضور و غیاب به شما ارائه می شود دقت کنید. بهتر است نرم افزار محیطی کاملا کاربر پسند و راحت داشته باشد تا نیازی نباشد هر ماه شما برای محاسبه کارکرد افراد با پشتیبانی تماس بگیرید.

بحث دیگری که لازم دانستیم تا برایتان مطرح کنیم موضوع نحوه ی پشتیانی و خدمات پس از فروش می باشد. در هنگام خرید دقت کنید که آیا بابت آموزش یا نحوه ی راه اندازی، مبلغی باید پرداخت کنید یا خیر. یا مثلا اگر سوالی در خصوص دستگاه و نرم افزار حضور و غیاب برایتان پیش بیاید نحوه ی ارائه پشتیبانی شرکت سرویس دهنده چگونه است؟

 

امیدواریم در پایان این مقاله توانسته باشیم شما را در درک لزوم استفاده از سیستم های حضور و غیاب مکانیزه و خرید دستگاهی مناسب کسب و کار خود راهنمایی کرده باشیم.